制定预算 预算是协助实现财务目标的一个工具。
　　预算中的费用有两类：
　　固定费用：不随着活动的参加人数而变动，即使实际收益少于预期收益时，固定费用也不变。项目的市场营销费是一种固定费用。
　　在筹划活动过程中，同各方面谈判协商时，必须考虑所编制的费用预算。在合同中，应对应付因天气或其他因素而产生的出席人数的变化情况留有余地。确保任何谈妥的定金或违约费在你方需要支付时你的预算上能提供这笔钱。
　　可变费用：是根据出席人数或其他因素的变动而变动的。餐饮费用属可变费用。
　　通过以上介绍，相信您已对操作会议有了一个大概认识，从中不难看出真正操作好一个会议，从筹划开始，到具体操作并落实每一个细节，其过程相当辛苦和复杂多变。如果是在主办单位所在地举办会议，因为各方面关系熟一些，可能操作起来会比较顺利，如果是在外地举办会议，那么会议操作的难度会提高，很多因素是您预先无法预料和控制的。
　　1、工作量大，涉及面广，事无巨细，亲历亲为。会议执行人员需耗费大量体力和脑力。
　　2、由于会议形式多样，不是每一个会议执行人员都经验丰富，需要相关人士的指点。
　　3、由于要与不少相关单位（酒店、机场、餐厅、广告、印刷厂商、车队等）发生联系，就某一问题进行谈判，达成利益合作，势必牵扯到付款问题。这样会产生多头付款现象，对财务操作带来不便。
　　有没有什么办法可以化解这些问题呢？当然有！您可以委托一家在会议举办地服务行业中较有影响的企业（例如：会议中心、旅行社或者像我们这样的会议服务公司）。这些企业由于专业，可以在诸多方面对您的工作进行协助和建议，而您则可以将有限的精力和时间用在最需要您的地方，同时有了他们的支持，使您操作的会议更有声有色、锦上添花，获得各方面的认可与赞誉。 是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？
　　有谁来承担这些活动的费用。